Meerwerk vastleggen zonder ruzie

Elk project heeft meerwerk. De klant wil toch een ander kozijn, onder de vloer blijkt de fundering slechter dan gedacht, er moet een leiding om. Dat hoort erbij en is bijna nooit een probleem. Het probleem ontstaat aan het eind, als er een factuur ligt voor werk waar de klant zich geen afspraak van herinnert.

Dat gesprek verlies je meestal. Niet omdat je ongelijk hebt, maar omdat je het niet kunt aantonen. Dit stuk gaat over hoe je dat wel kunt, zonder dat het je op de bouwplaats meer dan twee minuten kost.

Wat de wet erover zegt

Meerwerk is geregeld in het Burgerlijk Wetboek, boek 7, titel 12 over aanneming van werk. Twee dingen zijn belangrijk om te kennen, ook als je geen jurist bent.

Je moet de klant waarschuwen voor de prijsverhoging. Als het meerwerk leidt tot een hogere prijs, moet je de opdrachtgever daar tijdig op wijzen. Doe je dat niet, dan loop je het risico dat je het niet kunt doorbelasten. Bij een particuliere opdrachtgever, een consument, weegt dat zwaarder dan bij een zakelijke partij die geacht wordt dit zelf te overzien.

Bij consumenten is schriftelijk de norm. Voor werk voor particulieren geldt dat afspraken over meerwerk schriftelijk moeten worden vastgelegd, tenzij de aard van de overeenkomst zich daartegen verzet. Een appje is schriftelijk, een gesprek op de bouwplaats niet. In de praktijk betekent dit: geen bewijs, geen factuur.

Vraag je jurist naar de details van jouw situatie, want de precieze uitleg hangt af van je contractvorm en je algemene voorwaarden. De vuistregel is simpel: leg het vast voordat je het uitvoert, en laat de klant het bevestigen.

Waarom het in de praktijk toch misgaat

Iedereen weet dit. Toch loopt vrijwel elk bouwbedrijf meerwerk mis. De redenen zijn steeds dezelfde drie.

Het moment klopt niet

Meerwerk ontstaat op het slechtst mogelijke moment: midden in het werk, met de klant erbij, terwijl er twee man staan te wachten. Niemand loopt op dat moment naar de bus om een formulier te halen. Er wordt geknikt en doorgewerkt.

Het kost te veel handelingen

Als vastleggen betekent dat je terug naar kantoor moet, een document moet opmaken, dat moet mailen en op antwoord moet wachten, dan gebeurt het bij de grote dingen wel en bij de kleine niet. En het zijn juist die kleine dingen, drie uur hier en een paar meter daar, die bij elkaar het verschil maken tussen een project met marge en een project zonder.

Niemand voelt zich verantwoordelijk

De uitvoerder denkt dat kantoor het regelt, kantoor weet van niets. Bij de oplevering komt het boven water, en dan is er geen bewijs meer en geen goed moment om erover te beginnen.

Wat er in een meerwerkbon hoort

Houd het kort. Een meerwerkbon die niemand invult is nutteloos. Dit is het minimum dat standhoudt als er discussie ontstaat.

• Datum en project. Vanzelfsprekend, maar zorg dat het automatisch wordt ingevuld.
• Wat er extra gebeurt, in gewone taal. Niet "aanpassing conform overleg" maar "extra doorvoer in de meterkast omdat de bestaande leiding niet door de nieuwe wand paste".
• Waarom. Op verzoek van de klant, of noodzakelijk door iets wat je aantrof. Dat onderscheid bepaalt vaak wie het betaalt.
• Wat het kost. Uren maal tarief plus materiaal, of een vaste prijs. Een bedrag, geen "nader te bepalen".
• Wat het doet met de planning. Twee dagen extra is voor de klant vaak net zo belangrijk als de kosten.
• Foto's. Vooral bij meerwerk dat voortkomt uit iets wat je aantrof. Een foto van de rotte balk onder de vloer sluit elke discussie.
• Akkoord van de klant. Handtekening op de telefoon van de uitvoerder, of een bevestiging per mail met een knop.

Het moment vastpakken: twee minuten op de bouwplaats

De enige manier waarop dit werkt, is als het lukt op het moment zelf, met de klant erbij, op een telefoon. Zo ziet dat eruit in de praktijk:

1. De uitvoerder opent de klus op zijn telefoon en tikt op meerwerk.
2. Hij maakt twee foto's van de situatie.
3. Hij typt in twee zinnen wat er moet gebeuren en waarom.
4. Hij kiest de uren en het materiaal, of een vaste prijs. Het bedrag rolt eruit met je eigen tarieven.
5. Hij draait de telefoon naar de klant, die tekent met zijn vinger.
6. De klant krijgt direct een bevestiging per mail met wat er is afgesproken.

Dat kost minder tijd dan het gesprek dat je er anders over voert. En het belangrijkste effect zit niet in het papier: doordat er een bedrag op tafel komt voordat het werk begint, weet de klant waar hij aan toe is. Verrassingen bij de eindafrekening zijn de belangrijkste oorzaak van slechte beoordelingen in de bouw, niet de kwaliteit van het werk.

Van bon naar factuur

Vastleggen is de helft. Het andere deel is dat het meerwerk daadwerkelijk op de factuur komt. Ook daar lekt geld weg, want een getekende bon in een map wordt bij het factureren over het hoofd gezien.

Zorg dat de getekende meerwerkbon automatisch als regel op de eerstvolgende factuur staat, met een verwijzing naar de datum en de omschrijving die de klant heeft gezien. Bij termijnfacturatie wil je kunnen kiezen: nu meesturen of bij de eindafrekening. En op het projectoverzicht wil je het onderscheid zien tussen aanneemsom en meerwerk, want dat vertelt je iets over hoe scherp je hebt gecalculeerd.

Wat het oplevert, in geld

Bij bouwbedrijven die meerwerk consequent op de bouwplaats vastleggen, stijgt de gefactureerde omzet over hetzelfde werk met twee tot vijf procent. Dat lijkt weinig tot je het uitrekent: bij een jaaromzet van een miljoen is dat 20.000 tot 50.000 euro. Het gaat om werk dat je toch al uitvoerde en waar je materiaal en uren in stopte.

Daar komt iets bij dat lastiger te becijferen is: minder discussie bij de oplevering. Een project dat eindigt met een gesprek over de eindafrekening levert zelden een aanbeveling op. Een project waarbij de klant onderweg elke wijziging heeft goedgekeurd, eindigt met een tevreden klant die je nummer doorgeeft aan de buren.

Vijf vuistregels

1. Nooit uitvoeren voordat er akkoord is. Ook niet bij kleine dingen, ook niet bij vaste klanten. Juist bij vaste klanten, want daar is het gesprek achteraf het ongemakkelijkst.
2. Noem altijd een bedrag. "We kijken er nog naar" wordt door de klant gehoord als "het valt binnen de prijs".
3. Leg vast wie erom vroeg. Meerwerk op verzoek van de klant en meerwerk door onvoorziene omstandigheden zijn twee verschillende gesprekken.
4. Fotografeer wat je aantreft. Vooral bij sloop en onder vloeren. Wat je hebt weggehaald kun je later niet meer laten zien.
5. Geef de uitvoerder de bevoegdheid. Als hij tot een bepaald bedrag zelf mag aftekenen, gebeurt het op het moment dat het telt. Boven dat bedrag belt hij eerst met kantoor.

Kort samengevat

Meerwerk kost je geen geld, niet vastgelegd meerwerk kost je geld. De wet vraagt dat je de klant vooraf waarschuwt voor de hogere prijs, en bij particulieren dat je het schriftelijk vastlegt. Doe dat op de bouwplaats, op de telefoon, met foto's en een handtekening, in de twee minuten dat het gesprek toch al plaatsvindt. Zorg daarna dat de getekende bon automatisch op de factuur belandt, want daar verdwijnt het anders alsnog.

In Brixio staat meerwerk als eigen stroom naast de opdracht, van de werkbon tot de factuur. Bekijk hoe de uitvoering werkt, of lees hoe je halverwege al ziet wat een project oplevert.