Nacalculatie en marge per project

Vraag een aannemer wat hij verdiende op het project van vorig kwartaal en je krijgt meestal een gevoel, geen getal. Vraag hetzelfde over het project dat nu loopt en het wordt helemaal stil. Dat is niet omdat er niet wordt gerekend. Er wordt vooraf uitstekend gerekend. Het probleem zit ertussenin: tussen de calculatie en de eindafrekening zit een periode waarin niemand precies weet hoe het ervoor staat.

Dit stuk gaat over die periode. Waarom je informatie te laat binnenkomt, wat dat kost, en welke vier getallen je nodig hebt om er tijdens het werk iets aan te kunnen doen.

Waarom nacalculatie meestal te laat komt

Bij de meeste bouwbedrijven is de keten zo: de uren komen op vrijdag binnen op briefjes, kantoor voert ze in de week erna in, de inkoopfacturen komen twee tot zes weken na levering binnen, en de boekhouder maakt na het kwartaal de projectresultaten op. Reken dat op en je zit al snel acht tot twaalf weken achter de feiten aan.

Voor een project van drie weken betekent dat: het werk is klaar, opgeleverd en gefactureerd voordat iemand weet of het iets heeft opgeleverd. Bijsturen is dan geen bijsturen meer, dat is boekhouden.

Nacalculatie die na afloop komt, is een geschiedenisles. Nacalculatie die tijdens het werk meeloopt, is een stuurmiddel.

De vier getallen die je nodig hebt

Je hoeft geen ingewikkeld dashboard te bouwen. Vier getallen per project zijn genoeg om te weten of je moet ingrijpen, en ze zijn alle vier dagelijks bij te houden als de gegevens uit het werk zelf komen.

1. Begroot tegenover werkelijk, per soort kosten

Niet één totaalbedrag, maar uitgesplitst naar arbeid, materiaal, onderaanneming en materieel. Een project dat op arbeid tien procent overschrijdt en op materiaal tien procent onderschrijdt, komt totaal netjes uit, maar er is wel iets aan de hand. Meestal betekent het dat je te scherp hebt gecalculeerd op uren, en dat weet je graag voordat je de volgende offerte maakt.

2. Percentage gereed tegenover percentage verbruikt

Dit is het belangrijkste signaal en het meest verwaarloosde. Als het werk voor de helft klaar is en je hebt zeventig procent van je uren verbruikt, dan loopt het uit de hand. Je hebt dat getal alleen als iemand op de bouwplaats inschat hoever het staat. Dat kost tien seconden per week per project: de uitvoerder schuift een balkje.

3. Onderhanden werk

Het werk dat is uitgevoerd maar nog niet gefactureerd. Dit is geld dat je hebt voorgeschoten. Bij een bedrijf dat op termijnen factureert kan dit oplopen tot enkele tonnen zonder dat iemand het in de gaten heeft, en het is de belangrijkste reden dat winstgevende bouwbedrijven toch in liquiditeitsproblemen komen.

4. Meerwerk tegenover aanneemsom

Hoeveel van je omzet op dit project komt uit meerwerk. Zit je structureel boven de tien procent, dan is je calculatie of je opnamevragenlijst niet scherp genoeg. Zit je op nul, dan leg je meerwerk niet vast, want elk project heeft afwijkingen.

Waarom de gegevens niet op tijd binnenkomen

De vier getallen zijn niet ingewikkeld. Ze zijn alleen niet beschikbaar, en dat heeft steeds dezelfde vier oorzaken.

• Uren komen op papier. Een briefje dat vrijdag wordt ingeleverd en maandag wordt ingevoerd, is drie tot zeven dagen oud. Een urenknop op de telefoon geeft je de uren dezelfde dag, en de monteur is er sneller mee klaar dan met schrijven.
• Materiaal wordt pas geboekt bij de factuur. Terwijl je bij levering al weet wat er is gekomen. Als je bij de bestelling of de ontvangst het project vastlegt, weet je het kostenniveau weken eerder dan de boekhouding.
• Onderaannemers factureren laat. Leg de afgesproken prijs vast bij de opdracht, dan kun je die als verplichting meenemen, ook voordat de factuur er is.
• Niemand houdt de voortgang bij. Dit is puur een gewoontekwestie. Eén vraag per week per project, beantwoord door degene die er staat.

Wat je met die informatie doet

Cijfers zijn alleen nuttig als er een handeling aan vastzit. Bij de bedrijven waar dit werkt, is er een vast moment, meestal maandagochtend, waarop de lopende projecten langsgaan. Per project drie vragen.

1. Loopt het uit de hand? Vergelijk gereed tegenover verbruikt. Zit daar meer dan tien procentpunt verschil in, dan bespreek je waarom.
2. Is alles gefactureerd waar we recht op hebben? Termijnen die zijn gehaald, meerwerk dat is getekend. Dit is de vraag die het snelst geld oplevert.
3. Moeten we de klant iets vertellen? Als het werk uitloopt, hoort de klant dat te horen op maandag, niet op de opleverdatum.

Dat overleg duurt bij tien lopende projecten ongeveer twintig minuten. Het scheelt bijna altijd meer dan dat aan gedoe achteraf.

Waar de marge in de praktijk weglekt

Als je een jaar lang per project bijhoudt waar begroot en werkelijk uit elkaar lopen, zie je vrijwel altijd dezelfde vijf oorzaken terugkomen.

• Voorbereiding is niet gecalculeerd. Bestellen, plannen, afstemmen met de klant, tekeningen doornemen. Bij een project van 50.000 euro is dat zomaar acht tot twaalf uur die nergens staan.
• Wachttijd. Ploeg staat stil omdat het materiaal er niet is of de vorige partij niet klaar is. Dit is de duurste post, want je betaalt vier man voor niets. Het is ook de best oplosbare: materiaal reserveren voor een project en de planning laten waarschuwen als de levering niet binnen is.
• Meerwerk dat niet is vastgelegd. Uren en materiaal die je wel hebt gemaakt en niet hebt gefactureerd.
• Herstelwerk. Terugkomen voor iets wat niet goed was. Boek dat apart, niet op het project. Anders zie je nooit hoeveel het is, en dan kun je er ook niets aan doen.
• Te scherp gecalculeerd om de order te krijgen. Gebeurt in elk bedrijf. Zolang je het achteraf terugziet in de cijfers, is het een keuze. Als je het niet terugziet, is het een gewoonte.

Van nacalculatie naar betere calculatie

Het echte rendement van nacalculatie zit niet in het project dat je meet. Dat is meestal al gelopen. Het zit in de volgende offerte.

Als je van twintig dakkapellen weet hoeveel uur ze werkelijk hebben gekost, hoef je de eenentwintigste niet meer te schatten. Je weet dat het gemiddeld 34 uur is en niet de 28 die in je werkpakket staat. Die correctie in je calculatiebestand is meer waard dan alle inkoopkortingen die je dat jaar bedingt.

Zorg daarom dat de terugkoppeling in je prijslijst landt. Bespreek elk kwartaal per veelvoorkomend werksoort wat de werkelijke uren waren, en pas je werkpakketten aan. Dat is een halfuur per kwartaal en het corrigeert de fout aan de bron.

Waarom kostprijs geen taboe hoeft te zijn

Veel bedrijven durven kostprijzen niet in het systeem te zetten omdat ze niet willen dat iedereen ze ziet. Dat is terecht, en het is ook op te lossen met rechten. De uitvoerder heeft de kostprijs niet nodig; hij heeft zijn uren en zijn materiaal nodig. De directie heeft de marge nodig. Als je rollen goed instelt, ziet iedereen wat bij zijn werk hoort en niets meer.

Dat is ook het argument tegen het bijhouden van marge in een losse spreadsheet: die staat op één computer, wordt door één persoon bijgehouden en is precies daarom altijd verouderd.

Rapportage die de directie zelf maakt

De laatste stap is dat je zelf een overzicht kunt maken zonder iemand te hoeven vragen. Marge per klant over dit jaar, uren per ploeg per maand, omzet per soort werk. Als daar een verzoek aan de softwareleverancier voor nodig is, gebeurt het niet, en stuur je op onderbuikgevoel.

Je hoeft daarvoor geen datamodel te bouwen. Drie keuzes zijn genoeg: waar kijk je naar, wat tel je, en waarop splits je. Als dat in een paar klikken kan, ga je het gebruiken. En als je het kunt bewaren en delen, ontstaat er vanzelf een vaste set overzichten waar je maandelijks naar kijkt.

Kort samengevat

Nacalculatie na afloop vertelt je wat er is gebeurd. Nacalculatie tijdens het werk laat je ingrijpen. Zorg dat uren dezelfde dag binnenkomen, dat materiaal bij levering aan het project hangt en dat iemand wekelijks de voortgang inschat. Kijk dan naar vier getallen: begroot tegenover werkelijk per kostensoort, gereed tegenover verbruikt, onderhanden werk, en meerwerk als aandeel van de aanneemsom. Voer die uitkomsten terug in je werkpakketten, want daar zit de winst voor de volgende twintig projecten.

In Brixio lopen uren, materiaal en meerwerk mee tijdens het project, en stel je je eigen rapportages samen. Bekijk wat dat oplevert, of lees wat bouwsoftware kost.