Het consumentendossier onder de Wkb

Sinds de Wet kwaliteitsborging voor het bouwen geldt, moet je bij oplevering een dossier overhandigen aan je opdrachtgever. Veel aannemers regelen dat in de laatste week: een map vullen met alles wat ze kunnen terugvinden, en hopen dat het compleet is. Dat kost een week en levert een dossier op met gaten erin, want de foto's van de fundering die je nu nodig hebt, zijn nooit gemaakt.

Het kan ook anders. Als je tijdens het werk vastlegt wat er straks in het dossier moet, is het dossier klaar op de dag dat je oplevert. Hieronder staat wat erin hoort, vanaf welk moment het geldt, en hoe je het opbouwt zonder er extra werk van te maken.

Twee dossiers die vaak door elkaar lopen

De Wkb kent twee verschillende stapels papier. Ze overlappen deels, maar ze hebben een ander doel en een andere ontvanger. Wie ze door elkaar haalt, levert het verkeerde aan.

Het dossier voor het bevoegd gezag

Dit is de publiekrechtelijke kant. Bij vergunningplichtige bouwwerken in gevolgklasse 1 werkt een onafhankelijke kwaliteitsborger mee, en er gaat een gereedmelding met een dossier naar de gemeente voordat het bouwwerk in gebruik wordt genomen. Dit dossier gaat over de vraag of er is gebouwd volgens de regels.

Het consumentendossier, ook wel opleverdossier

Dit is de privaatrechtelijke kant, geregeld in het Burgerlijk Wetboek. Bij oplevering geef je de opdrachtgever een dossier met alles wat hij nodig heeft om het bouwwerk te gebruiken, te onderhouden en later te verbouwen. Deze verplichting geldt voor aannemingsovereenkomsten die zijn gesloten op of na 1 januari 2024. Voor vergunningplichtige verbouw is de Wkb gaan gelden per 1 juli 2024.

Bij een consument kun je hier niet zomaar van afwijken. Bij een zakelijke opdrachtgever ligt dat anders en zijn afwijkende afspraken mogelijk, mits je die goed vastlegt. Laat je algemene voorwaarden hierop nakijken als je met beide soorten opdrachtgevers werkt.

Praktische toets: sluit je vandaag een overeenkomst met een particulier voor een vergunningplichtige verbouwing, dan hoort daar bij oplevering een consumentendossier bij. Begin dan ook vandaag met verzamelen, niet in de laatste week.

Wat er in het consumentendossier hoort

De wet noemt geen kant-en-klare inhoudsopgave. Het criterium is of het dossier volledig inzicht geeft in het nagekomen werk, inclusief wat nodig is voor gebruik, onderhoud en toekomstige aanpassingen. In de praktijk komt het neer op deze onderdelen.

• De overeenkomst en alle wijzigingen. De aanneemovereenkomst, de offerte, en elk getekend stuk meerwerk. Dit is meteen de reden om meerwerk netjes te laten aftekenen: het hoort in het dossier.
• Tekeningen zoals gebouwd. Niet de ontwerptekening, maar de situatie zoals hij er nu ligt. Als de leiding tachtig centimeter naar links is verlegd, moet dat erin.
• Gebruikte materialen en producten. Merken, typen, prestatieverklaringen. Dit is wat de bewoner over vijftien jaar nodig heeft als er iets vervangen moet worden.
• Installaties. Schema's, instellingen, handleidingen en garantiebewijzen van wat er is geplaatst.
• Meet- en keuringsrapporten. Denk aan metingen aan de elektrische installatie, luchtdichtheid, geluidsisolatie of wat voor jouw werk van toepassing is.
• Foto's van wat je hebt dichtgemaakt. Wapening voor de stort, leidingen voor de wand dicht ging, isolatie voor het beschot erop kwam. Dit is het deel dat het meest vergeten wordt en achteraf niet meer te maken is.
• Onderhoudsinstructies. Wat moet de bewoner doen en wanneer.
• Garanties. Van jou en van je leveranciers, met de looptijden erbij.
• Opleverpunten. Wat er bij oplevering is geconstateerd, wat is hersteld en wanneer.

Waarom achteraf verzamelen niet werkt

Drie redenen, en ze komen alle drie neer op hetzelfde: informatie die je niet vastlegt op het moment zelf, is later duurder of onmogelijk terug te halen.

Foto's zijn niet reproduceerbaar. Als de vloer dicht is, kun je niet meer laten zien wat eronder zit. Sloopwerk om een foto te maken is geen optie, en een verklaring achteraf is minder waard dan een foto met datum.

Leveranciersgegevens raken zoek. Welke isolatieplaat van welke leverancier lag er ook alweer in dat ene project van vorig voorjaar? Als dat niet bij het project is vastgelegd, ga je bonnen zoeken in de administratie, en dan nog weet je niet zeker of die partij ook echt naar dit adres is gegaan.

Mensen zijn weg. De monteur die het heeft aangelegd werkt inmiddels ergens anders, of weet het simpelweg niet meer. Kennis die alleen in iemands hoofd zit, is geen dossier.

Onderweg vastleggen: hoe je dat inricht

Het idee is simpel: maak van het dossier een bijproduct van het werk in plaats van een klus aan het eind. Dat vraagt drie dingen.

1. Verplichte fotorubrieken per soort werk

Bepaal per type project welke foto's er sowieso gemaakt moeten worden, en maak die verplicht in de app van de monteur. Bij een aanbouw bijvoorbeeld: fundering voor de stort, wapening, leidingwerk voor het dichtmaken, isolatie, en de gevel bij oplevering. De uitvoerder kan de klus niet gereed melden zolang er een rubriek leeg is. Dat klinkt streng en dat is het ook, maar het is de enige manier waarop het volledig blijft.

2. Alles hangt aan het project

Foto's, getekend meerwerk, werkbonnen, leveringen en keuringsrapporten horen in hetzelfde dossier als de offerte en de facturen. Niet in een map op de server, niet in de fotorol van een telefoon, en niet in een appgroep. Als het aan het project hangt, kun je bij oplevering in één keer alles eruit halen.

3. Één knop aan het eind

Bij oplevering wil je een bundel kunnen samenstellen met alles wat de klant hoort te krijgen, in een leesbare volgorde, met een inhoudsopgave. Niet honderd losse bestanden in een zipmap. En je wilt kunnen kiezen wat er wel en niet in gaat, want je interne kostprijzen en je marge horen er niet in.

De opname is het begin van het dossier

Een deel van het dossier ontstaat al voordat je begint. De situatie zoals je die aantrof, is het referentiepunt voor alles wat daarna komt. Fotografeer bij de opname de bestaande toestand, ook de dingen die niets met jouw werk te maken hebben: de scheur die er al zat, de vochtplek op zolder, de staat van de bestrating waar je bus straks op staat.

Dat kost tien minuten extra tijdens de schouwing en het levert je twee dingen op. Het hoort thuis in het dossier als startpunt, en het beschermt je tegen claims over schade die er al was. Dat tweede argument overtuigt de meeste uitvoerders sneller dan het eerste.

Wat het je oplevert, los van de verplichting

Een dossier bijhouden voelt als administratie. Het levert wel iets op, en niet alleen bij de oplevering.

• Minder discussie bij garantieclaims. Als de klant twee jaar later belt over een lekkage, weet jij welke leiding waar ligt en wie hem heeft aangelegd.
• Sneller offreren bij vervolgwerk. Bij een klant die eerder een aanbouw liet bouwen, weet je precies wat er ligt. Dat scheelt een schouwbezoek.
• Sterker in aanbestedingen. Opdrachtgevers die vragen hoe je de Wkb hebt geregeld, kun je een voorbeelddossier laten zien in plaats van een verhaal.
• Betere overdracht intern. Als een collega het project overneemt, staat alles op één plek.

Praktische opzet voor gevolgklasse 1

1. Bepaal je standaardlijst. Eén lijst voor nieuwbouw, één voor verbouw, eventueel één voor onderhoud. Meer variaties dan dat gaat niemand volhouden.
2. Zet de fotorubrieken vast in de app. Met per rubriek in één zin wat er precies op moet.
3. Maak het gereed melden afhankelijk van de lijst. Ontbreekt er iets, dan krijgt de uitvoerder een melding met wat er nog moet.
4. Laat de kwaliteitsborger meekijken tijdens het werk in plaats van alleen aan het eind. Wat hij nu constateert, kun je nu nog herstellen.
5. Lever digitaal en bewaar het zelf ook. De klant krijgt een link of een pdf, jij houdt hetzelfde dossier bij het project.

Kort samengevat

Het consumentendossier hoort bij overeenkomsten gesloten vanaf 1 januari 2024, en voor vergunningplichtige verbouw geldt de Wkb sinds 1 juli 2024. Wat erin moet, hangt af van wat de opdrachtgever nodig heeft om zijn bouwwerk te gebruiken, te onderhouden en te verbouwen. Verzamel dat tijdens het werk, met verplichte fotorubrieken en alles gekoppeld aan het project, dan is het dossier klaar op de dag van oplevering in plaats van een week erna.

De officiële uitleg staat bij het Informatiepunt Leefomgeving. In Brixio stel je de fotorubrieken zelf in per soort werk. Bekijk hoe de opname op locatie werkt.